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Fatturazione Elettronica e aggiornamento anagrafiche cliente: un'opportunità per la digitalizzazione con Fire - Consulting & Debt Management

Gli obblighi, in quanto tali, difficilmente vengono accolti con favore. Quello di fatturazione elettronica, recentemente entrato in vigore, non ha fatto eccezione, sebbene rappresenti, se recepito correttamente, una spinta verso la digitalizzazione del ciclo acquisizione cliente - gestione fornitura - pagamento.

Il percorso di cambiamento non è banale, implica investimenti per l'adattamento dei processi interni e, da non sottovalutare, l'aggiornamento delle anagrafiche clienti. 
Il sistema d'interscambio non consente infatti errore riguardo ai dati.
Verificare le informazioni necessarie per la creazione e la trasmissione delle fatture è una delle operazioni più impegnative, soprattutto quando si parla di grandi basi dati relative a clienti consumer.

Cosa si verifica se viene emessa una fattura in relazione ad una fornitura ancora intestata ad un soggetto deceduto o nato prima degli anni 50’ e sfornito di codice fiscale? E se si fattura nei confronti di un residente in un comune interessato da accorpamento, del quale non si ha il codice fiscale aggiornato? 

Sembrano casi limite, ma non lo sono. In questi casi, la fattura viene rigettata. 
Molte società di distribuzione e di vendita, soprattutto quelle il cui attuale assetto è figlio di fusioni societarie, hanno ereditato data base groviera che non hanno poi mai manutenuto, non essendo in vigore particolari obblighi in tal senso.

I sovraccarichi amministrativi relativi al rigetto sono ovvi, con il rischio di sanzioni nel caso di non corretto versamento dei tributi.
Aspetto non meno importante, la fattura rigettata non ha valore fiscale e deve essere rielaborata, innescando ritardi nei pagamenti da parte del cliente finale. Un database non aggiornato diventa quindi un peso per i processi amministrativi, e soprattutto, un ostacolo alla ricezione dei pagamenti.
Ancora una volta, le ripercussioni sono maggiori per quelle società come le utility, che gestiscono grandi flussi di fatture verso un elevato numero di soggetti.

Le aziende potranno liberarsi di attività a scarso valore aggiunto, automatizzandole e rivedendo i propri processi con il passaggio da una “gestione per documenti” ad una “gestione per flussi di dati”. 
Inoltre, aspetto non trascurabile, la fattura elettronica è tracciabile. Nessun cliente potrà più giustificare il ritardo nei pagamenti con la mancata ricezione del documento e, in caso di necessità di ricorso a processi di recupero del credito, si disporrà di recapiti aggiornati.

Un dato “pulito” può inoltre essere messo a fattor comune e sfruttato per migliorare la customer experience e la profilazione in ottica di marketing.

Bonifica delle anagrafiche: make vs buy
Se risulta evidente che bonificare le anagrafiche è uno step necessario, meno ovvia è la scelta fra make vs buy. Affidarsi ad un partner esterno specializzato permette di ricevere un servizio di qualità certificata, avere rapidità di start up e allo stesso tempo un supporto continuo. L’aspetto forse più delicato è inoltre la possibilità proteggersi da rischi in termini di privacy e compliance, grazie ad un processo che permetta di ottenere un dato certificato e usabile a norma di legge.
L’intervento sulle anagrafiche in outsourcing può essere infine modulare, optando, in una prima fase o solo per alcune porzioni di anagrafica, per una bonifica massiva per poi passare a servizi investigativi, con l’ottenimento di un dato verificato grazie all’intervento di personale specializzato.
Dalla nostra recente esperienza è emerso che nei casi più complessi, in cui è necessaria una vera e propria ricostruzione del dato, la percentuale di successo in relazione ai codici fiscali, sale dal 40% ottenuto con bonifica massiva all’80% ottenibile tramite un intervento verificato.

Articolo a cura di FIRE, Exhibitor al convegno Billing&Payment 2019

13 Marzo 2019, Milano - Enterprise Hotel